Version 1.0 vom 16. März 2020

Auf dieser Seite werden die Leistungen der verschiedenen Pakete im Detail erklärt und dargestellt. Die Seite ist ausschliesslich für bestehende Partner gedacht. Falls Sie Ihr momentanes Paket ändern möchten, nehmen Sie bitte mit Ihrem Partner-Betreuer Kontakt auf.

Diese Seite kann sich jederzeit verändern und unsere Leistungen können sich anpassen. Wir werden jedoch Leistungen immer nur zu Gunsten unserer bestehenden Partner anpassen und erweitern. In keinem Fall werden bestehende Partner auf irgend eine Weise benachteiligt und können trotzdem von unserem Fortschritt profitieren.

Einleitung / Präambel

Unsere Pakete sind grundsätzlich aufbauend in der Grösse, Leistung und im Preis. Das bedeutet, dass (sofern nicht anders definiert) das nächst grössere Paket jeweils sämtliche kleineren Pakete beinhaltet und noch gewisse Leistungen neu oder anders dazukommen.

administration

Telefonservice

Allgemein für alle Pakete

Die workolution erstellt pro Partner eine eigene Telefonnummer. Der Partner kann wahlweise seine Nummer auf diese neue Telefonnummer umleiten oder die neue Telefonnummer veröffentlichen (Visitenkarten, Webseite, usw.). Eingehende Anrufe des Partners auf seiner speziellen Telefonnummer werden nach dem zuvor abgemachten Text (Begrüssung) entgegengenommen und beantwortet. Je nach Abmachung werden die Anrufe gesammelt und täglich übermittelt oder nach Dringlichkeit sofort weitergeleitet.

Die Übermittlung findet in erster Linie über die App Slack statt, es können auch andere Wege z.B. Email usw. festgelegt werden.

Bürozeiten: Montag bis Freitag 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr

Ausgenommen sind nationale Feiertage.

Sprachen: Grundsätzlich Deutsch, weitere Sprachen nach vorheriger Vereinbarung.

Anrufe während Bürozeiten. Anrufe durch internationales Call-Center in Hochdeutsch. Schweizerdeutsch kann nicht garantiert werden.

Anrufe durch nationales Call-Center in Schweizerdeutsch.

Anrufe rund um die Uhr (24 Stunden, 365 Tage) inklusive Feiertage.

Korrespondenz

Allgemein für alle Pakete

Der Partner erhält in den Initialkosten einen vorkonfigurierten Dokumentenscanner sowie die nötige Instruktion und Anleitung dazu. Das Gerät hat 2 Jahre Garantie und muss durch den Partner sorgfältig bedient und aufbewahrt werden.

Die eingehende Post, wird durch den Partner geöffnet und mittels Dokumentenscanner eingescannt. Der Partner drückt dazu die korrekte Ziel-Taste auf dem Scanner.

Der Partner bewahrt die eingescannte Post zur Sicherheit für min. 2 Monate auf und kann diese, ohne andere Anweisung, danach physisch vernichten (Aktenvernichter, Altpapier, usw.). Die eingescannte Post wird durch workolution revisionssicher elektronisch aufbewahrt und dem Partner auch jederzeit elektronisch zur Verfügung gestellt.

Workolution verarbeitet die eingescannte Post und unternimmt bei Bedarf die nötigen Schritte oder sendet im Namen des Partners Antworten. Ebenso werden weitere Schritte eingeleitet, sofern dies nötig ist. Ohne klare Anweisung des Partners versucht workolution möglichst ohne Partner eine Lösung für die eingehende Post zu finden.

Verarbeitet werden: Rechnungen

Verarbeitet werden: allgemeine Korrespondenz

Verarbeitet werden: Emails (Info-Postfach / Haupt-Postfach)

Sozialversicherungen

Allgemein für alle Pakete

Workolution übernimmt den korrekten Umgang mit allen Sozialversicherungen für sämtliche Mitarbeiter des Partners. Das bedeutet Anmeldungen, Mutationen, Abmeldungen usw. von Mitarbeitern. Abrechnungen und Bescheinigungen der Sozialversicherung werden direkt an die Mitarbeiter weitergeleitet.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Reglemente

Allgemein für alle Pakete

Workolution stellt je nach Paket verschiedene Vorlagen für Reglemente zur Verfügung. Diese Reglemente werden gemäss den Wünschen des Partners angepasst und stellen danach ein verbindliches Reglement für die Firma und Arbeit des Partners dar.

Spesenreglement

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Arbeitsreglement

Datenschutzreglement

CRM

Allgemein für alle Pakete

Workolution stellt eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) zur Verfügung. Der Partner kann darin je nach Paket verschiedene Dinge selbst erledigen oder einen Überblick seiner Situation erhalten.

Ebenfalls mit dieser Software erhält jeder Partner und alle Mitarbeiter eine Handy-App zum Erfassen der Arbeitszeit auf Aufträge, Projekte und Kunden. Auch Urlaubsanträge und die Zeitübersicht aller Mitarbeiter werden über diese Software erledigt.

Im Zusammenhang mit dieser Software findet ebenfalls eine Schulung aller Mitarbeiter statt, welche diese Software auch gebrauchen sollen. Je nach Paket hat der Partner Zugriff auf folgende Module:

Kunden

Artikel / Dienstleistungen

Zeiterfassung

Leads / Opportunities

Weihnachtskarten / -geschenke

Projektmanagement

Geburtstagskarten / -geschenke

Finanzen

Gewinn & Verlust / Bilanz

Allgemein für alle Pakete

Workolution erstellt für den Partner in regelmässigen Abständen, jedoch zwingend zum Ende des Geschäftsjahres des Partners den Gewinn & Verlust (Erfolgsrechnung) sowie die Bilanz.

Diese Dokumente werden grundsätzlich nur erstellt, jedoch nicht ausgewertet oder mit dem Partner besprochen. Entsprechende Dienstleistungen fallen in die Zusatzleistungen und können darüber gerne nach Aufwand erbracht werden.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Lohnabrechnung

Allgemein für alle Pakete

Gemäss den gesetzlichen Anforderungen erstellt workolution für sämtliche Mitarbeiter des Partners eine monatliche Lohnabrechnung sowie jährlich einen Lohnausweis für die Steuererklärung. Darin sind alle Vergütungen und Abzüge pro Mitarbeiter enthalten. Bei Unklarheiten, klärt dies workolution direkt mit dem betroffenen Mitarbeiter. Zusammen mit der Lohnabrechnung erfolgt auch die Überweisung des Gehalts auf das Lohnkonto des Mitarbeiters.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

AHV / BVG

Allgemein für alle Pakete

Workolution rechnet mit den Sozialversicherungen ab, füllt die nötigen Dokumente aus und sorgt dafür, dass der geschuldete Betrag überwiesen wird.

Sollten Ausstände gegenüber den Sozialversicherungen bestehen, macht workolution unmissverständlich darauf aufmerksam. Werden die Ausstände danach nicht sinnvoll und zeitnahe beglichen, kann dies zur Auflösung der Zusammenarbeit führen (siehe AGB).

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Jahresabschluss

Allgemein für alle Pakete

Workolution erstellt für den Partner zum Ende des Geschäftsjahres die nötigen Dokumente für den buchhalterischen Jahresabschluss. Falls gewünscht, werden diese Dokumente mit dem Partner besprochen (max. 4 Stunden). Danach werden diese Dokumente in die Steuererklärung übernommen und an die Steuerbehörde übermittelt.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Rechnungen / Auftragsbestätigungen

Allgemein für alle Pakete

Workolution erstellt anhand von Informationen des Partners und dessen Mitarbeiter Rechnungen und Auftragsbestätigungen für Kunden. Die Rechnungen werden den Kunden sehr zeitnahe übermittelt. Ebenfalls werden die vorgesehenen Kundenrechnungen direkt an die Factoring Firma übermittelt und somit die Forderung abgetreten.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Factoring / Inkasso

Allgemein für alle Pakete

Workolution erstellt grundsätzlich für jeden Partner eine Zusammenarbeit mit einer Factoring-Firma, welche das Debitorenrisiko übernimmt. Sämtliche Kundenrechnungen werden direkt an die Factoring-Firma übermittelt und somit innert weniger Tage beglichen. Wird ein Kunden durch die Factoring-Firma nicht akzeptiert (Bonitätsprüfung, usw.), so ist es dem Partner überlassen, trotzdem Geschäfte mit diesem Kunden zu machen. Das Risiko dabei trägt der Partner selbst. Workolution erbringt nur im Paket work.fair Inkasso-Leistungen. Alle anderen Pakete erhalten Inkasso-Leistungen nur als Zusatzleistungen gegen Aufwand.

Factoring

Inkasso

Mehrwertsteuer

Allgemein für alle Pakete

Workolution sorgt für die korrekte Abrechnung der Mehrwertsteuer und deren Deklaration gegenüber den Behörden. Falls noch nicht passiert, wird der Partner nach Bedarf bei der Mehrwertsteuer-Verwaltung angemeldet.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Spesen

Allgemein für alle Pakete

Sämtliche Mitarbeiter des Partners erhalten eine Handy-App und die nötige Instruktion bzw. Schulung darin. Danach werden alle Spesen und Auslagen gemäss Spesenreglement auf dieser App erfasst und mit der Lohnabrechnung am Ende des Monats beglichen. Die Mitarbeiter erfassen, wo vorgesehen, die Spesen direkt auf einen Auftrag oder Kundenprojekt. Ebenfalls können Mitarbeiter, nach Definition, über diese App Spesen-Vorschüsse beantragen. Vorschüsse werden nach Genehmigung jeweils am Folgetag auf das Lohnkonto des Mitarbeiters überwiesen. Ziel soll es sein, dass die Mitarbeiter möglichst viele Materialeinkäufe usw. direkt selbst bezahlen und diese über die Spesen vergütet bekommen.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Buchhaltung

Allgemein für alle Pakete

Auf der Basis des standardisierten KMU Kontenrahmen für die Schweiz führt die workolution eine doppelte Buchhaltung für jeden Partner. Je nach Paket erhält der Partner darüber in regelmässigen Abständen einen Report.

Quartals-Report

Monats-Report

Täglicher- bzw. Live-Report auf Dashboard

Synergien

Smarter Einkaufspool

Allgemein für alle Pakete

Workolution wertet das Einkaufsverhalten und die Lieferanten sämtlicher Partner aus. Sobald es Übereinstimmungen bzw. Schnittmengen gibt, wird workolution mit den Lieferanten automatisch optimale Einkaufsbedingungen aushandeln und diese 1:1 allen Partnern zur Verfügung stellen. So können sämtliche Partner vom grösseren Einkaufsvolumen profitieren und ebenfalls ihren Teil dazu beitragen. Es wird kein Partner verpflichtet zu den besseren Konditionen einzukaufen.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Business Lunch

Allgemein für alle Pakete

Monatlich werden von workolution Partner-Essen (Business Lunch) durchgeführt. Dazu wird jeweils der Geschäftsleiter des Partners oder eine Vertretung eingeladen. Für jeden Anlass gibt es bestimmte Themen, welche vorgängig mitgeteilt werden. Zweck ist die gemeinsame Vernetzung und Unterstützung sowie der Austausch von Neuigkeiten und Verbesserungen. Die Kosten für die eigene Verpflegung (Anteilmässig) werden durch den Partner selbst beglichen, der Anlass an sich wird durch workolution bezahlt. Während des Partner-Essens sind alkoholische Getränke für alle strikte untersagt.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Mitarbeiterpool

Allgemein für alle Pakete

Workolution hat eine gute Übersicht über die Auftrags- und Arbeitszeitsituation sämtlicher Partner. Sofern die Möglichkeit besteht, unter den Partnern Über- und Unterkapazitäten auszugleichen, wird sich workolution dafür einsetzen. Es macht mehr Sinn, wenn sich die Partner jeweils gegenseitig unterstützen und nicht auf temporäre Mitarbeiter von aussen zurückgreifen. Dies ist ein Angebot, jedoch keine Verpflichtung.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Auftragspool

Allgemein für alle Pakete

Workolution stellt sicher, dass Aufträge oder Unteraufträge möglichst unter allen Partnern weitergegeben werden können. Das bedeutet: Wenn ein Schreiner auf der Baustelle feststellt, dass der Kunde auch einen Elektriker benötigt so teilt er dies workolution mit. Workolution wiederum stellt sicher, dass ein Partner im Bereich Elektrik diesen Auftrag erledigen oder zumindest ein Angebot erstellen kann. Dies setzt ein ähnliches Vertrauen unter den Partnern voraus, welches die Partner auch mit workolution und umgekehrt haben. Workolution steht für dieses Vertrauen ein und würde die Zusammenarbeit mit Partnern beenden, welche diesem Vertrauen nicht entsprechen.

Für alle Pakete gelten dieselben Leistungen.

Autopool

Allgemein für alle Pakete

In Absprache mit allen Partnern des Pakets «work.fair» beschafft workolution Fahrzeuge (Autos) die für sämtliche Partner geeignet sind jedoch nicht ständig benötigt werden. So können also mehrere Partner auf einen gemeinsamen Lieferwagen zurückgreifen ohne sich einen zu beschaffen. Die Verwendung dieser Fahrzeuge wird nach dem Verursacherprinzip verrechnet und entschädigt. Je nach Fahrzeug sind die Kosten jeweils unterschiedlich.

Diese Leistung steht NUR dem Paket «work.fair» zur Verfügung.